Verksamhetsplan – guide till att skriva en plan som faktiskt styr verksamheten

Det finns verksamhetsplaner som används varje vecka och verksamhetsplaner som godkänns på årsmötet och sedan aldrig öppnas igen. Skillnaden handlar sällan om ambition. Den handlar om hur planen är skriven.

Vad är en verksamhetsplan?

En verksamhetsplan beskriver vad organisationen ska göra under kommande verksamhetsår. Den innehåller mål, aktiviteter, ansvariga och tidsramar. Planen antas av årsmötet och fungerar sedan som ett styrande dokument för styrelsen.

Verksamhetsplanen hänger ihop med budgeten. Varje aktivitet som kostar pengar behöver ha ekonomisk täckning. Och vid årets slut utvärderas planen i verksamhetsberättelsen.

Varför de flesta planer hamnar i byrålådan

Två saker brukar gå fel.

Det första är att målen är för vaga. "Vi ska arbeta med att öka engagemanget bland medlemmarna" låter bra men går inte att följa upp. Vad innebär "öka engagemanget"? Hur vet ni om ni lyckades?

Det andra är att planen är för ambitiös. En liten förening med ideellt arbetande styrelse som planerar tjugo aktiviteter kommer att misslyckas. Känslan av att inte nå målen gör mer skada än att ha färre mål från början.

Så skriver du en verksamhetsplan i fem steg

Steg 1. Utvärdera förra året. Vad gick bra? Vad gick inte som planerat? Vilka aktiviteter hade störst effekt? Börja alltid med att titta bakåt innan ni planerar framåt.

Steg 2. Formulera tre till fem mål. Inte fler. Varje mål ska vara specifikt, mätbart, accepterat, realistiskt och tidsbestämt. "Öka medlemsantalet med 15 procent till december" fungerar. "Bli mer synliga" gör det inte.

Steg 3. Bryt ner i aktiviteter. Under varje mål, lista de konkreta aktiviteterna som ska genomföras. Vem ansvarar? När ska det vara klart?

Steg 4. Koppla till budgeten. Varje aktivitet som kostar pengar måste ha täckning. Presentera verksamhetsplan och budget som ett paket.

Steg 5. Bestäm uppföljning. Bestäm redan nu hur ofta ni ska stämma av. Kvartalsvis fungerar för de flesta. Skriv in uppföljningstillfällena i planen.

Struktur för verksamhetsplanen

En fungerande verksamhetsplan innehåller en inledning med organisationens syfte och riktning, tre till fem övergripande mål, aktivitetsplan med ansvarig och tidplan för varje mål, budgetsammanfattning och en plan för uppföljning under året.

Verksamhetsplan och verksamhetsberättelse hänger ihop

Planen tittar framåt. Berättelsen tittar bakåt. De ska spegla varandra. Ju tydligare planen är skriven, desto enklare blir det att skriva berättelsen vid årets slut.

Det är också därför vi på Verksamhetsrapport.se har mallar för båda. Samma struktur i planen och berättelsen gör uppföljningen naturlig.

Skapa er verksamhetsplan →